Ewidencja czasu pracy kierowców
Co obejmuje ewidencja czasu pracy kierowców?
Prawidłowa ewidencja czasu pracy kierowców jest podstawą do ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. W Tacho Asystent przejmujemy jej prowadzenie na podstawie danych przekazywanych przez firmę oraz zapisów dotyczących aktywności kierowców. Uwzględniamy m.in. godziny pracy, pracę w porze nocnej, nadgodziny, dyżury, dni wolne i nieobecności, a całość dopasowujemy do obowiązującego w przedsiębiorstwie systemu czasu pracy i okresu rozliczeniowego. Wspieramy również firmy w porządkowaniu dokumentacji oraz przygotowaniu raportów potrzebnych przy bieżącej obsłudze pracowników.
Zleć prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców
Ewidencja na podstawie danych z tachografu
Zapisy z tachografu i karty kierowcy stanowią jedno z podstawowych źródeł informacji wykorzystywanych przy prowadzeniu ewidencji. Ustawa o czasie pracy kierowców wskazuje wprost, że przy jej sporządzaniu można uwzględniać m.in. wykresówki, wydruki z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, pobrane z nich pliki, inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności oraz rejestry utworzone na podstawie takich danych. Samo pobranie plików nie oznacza jednak jeszcze prawidłowego przygotowania ewidencji. Dane trzeba odnieść do rzeczywistej organizacji pracy kierowcy i uwzględnić wszystkie informacje, które wpływają na rozliczenie danego okresu. Znaczenie mają nie tylko godziny prowadzenia pojazdu, ale również inne aktywności, dyżury, praca w porze nocnej, dni wolne czy nieobecności. W praktyce konieczne jest więc zestawienie informacji pochodzących z tachografu z dokumentacją kadrową i zasadami obowiązującymi u konkretnego pracodawcy.
W Tacho Asystent analizujemy przekazane dane i na ich podstawie przygotowujemy ewidencję zgodnie z przyjętym w firmie systemem czasu pracy oraz okresem rozliczeniowym. Uwzględniamy składniki istotne dla prawidłowego rozliczenia pracownika, w tym godziny nadliczbowe, pracę w porze nocnej, dyżury, pracę w niedziele i święta czy nieobecności. Obecna oferta Tacho Asystent obejmuje także przygotowywanie raportów w formie elektronicznej i papierowej oraz audyt dokumentacji pracowniczej kierowców. Prowadzenie ewidencji na podstawie uporządkowanych danych pozwala również szybciej wychwycić braki lub rozbieżności, zanim zaczną wpływać na kolejne okresy rozliczeniowe. Jest to szczególnie istotne w przedsiębiorstwach zatrudniających większą liczbę kierowców, w których samodzielne analizowanie każdego pliku, dokumentu i składnika czasu pracy może stanowić znaczące obciążenie dla działu kadrowego.
Dane, dokumenty i obowiązki pracodawcy
Pracodawca prowadzi ewidencję indywidualnie dla każdego kierowcy. Powinna ona zawierać m.in. liczbę przepracowanych godzin wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny pracy w porze nocnej i nadliczbowe, dni wolne z podaniem tytułu ich udzielenia, czas dyżuru, zwolnienia od pracy oraz usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności. Ewidencję można prowadzić w postaci papierowej albo elektronicznej. Istotny jest również obowiązek jej przechowywania. W przypadku kierowców zatrudnionych na podstawie stosunku pracy pracodawca przechowuje ewidencję przez 10 lat po zakończeniu okresu, którego ona dotyczy, a na wniosek kierowcy powinien ją udostępnić. Dlatego prowadzenie ewidencji powinno być traktowane nie jako pojedyncze rozliczenie, lecz jako element uporządkowanego systemu dokumentacji pracowniczej.
Ewidencja czasu pracy kierowców wymaga dokładności i regularnego rozliczania.
Tacho Asystent może przejąć ten obowiązek, przygotowując uporządkowaną dokumentację na podstawie danych z Twojej firmy. Oszczędzaj czas i zadbaj o prawidłowe rozliczenia. Skontaktuj się z nami i ustal zakres współpracy.
Najczęstsze pytania klientów
W przypadku kierowcy zatrudnionego na podstawie stosunku pracy pracodawca ma obowiązek przechowywać ewidencję czasu pracy przez 10 lat po zakończeniu okresu, którego dotyczy. Odmienny okres przewidziano dla ewidencji dotyczącej określonych kierowców niepozostających w stosunku pracy – w tym przypadku ustawa wskazuje okres dwóch lat.
Tak. Obowiązujące przepisy pozwalają prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Niezależnie od wybranej formy musi ona zawierać informacje wymagane przepisami i być prowadzona indywidualnie dla poszczególnych kierowców.
Dane z tachografu są jednym z głównych źródeł wykorzystywanych przy przygotowywaniu ewidencji, ale nie zawsze zawierają wszystkie informacje niezbędne do jej prawidłowego sporządzenia. Przepisy przewidują także uwzględnianie innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, dlatego w praktyce dane z tachografu mogą wymagać uzupełnienia informacjami dotyczącymi np. nieobecności, dni wolnych czy innych elementów organizacji pracy.
