Pomoc przy kontroli PIP i ITD
Zakres pomocy podczas kontroli PIP i ITD
Kontrola w firmie transportowej może dotyczyć m.in. czasu pracy kierowców, danych z tachografów, dokumentacji pracowniczej czy prawidłowości wykonywania przewozów. W Tacho Asystent pomagamy przewoźnikom zarówno wtedy, gdy chcą wcześniej sprawdzić przygotowanie firmy do kontroli, jak i po otrzymaniu zawiadomienia lub wezwania od organu. Analizujemy dokumentację, wskazujemy braki i nieprawidłowości, pomagamy przygotować potrzebne dane oraz wspieramy przedsiębiorcę podczas dalszego postępowania. Nasze doświadczenie w rozliczaniu czasu pracy kierowców i obsłudze firm transportowych pozwala spojrzeć na dokumentację z perspektywy zagadnień, które rzeczywiście mogą podlegać weryfikacji.
Potrzebujesz pomocy przy kontroli PIP lub ITD?
Weryfikacja dokumentacji przed kontrolą
Dobre przygotowanie do kontroli zaczyna się jeszcze przed przekazaniem dokumentów inspektorowi. W pierwszej kolejności warto sprawdzić, czy dokumentacja jest kompletna, spójna i odpowiada rzeczywistemu sposobowi organizacji pracy kierowców. Zakres kontroli zależy od organu oraz konkretnej sprawy, dlatego nie ma jednego zestawu dokumentów właściwego w każdej sytuacji. W Tacho Asystent analizujemy materiały odnoszące się do obszaru objętego kontrolą i sprawdzamy, czy występują w nich braki, rozbieżności lub dane wymagające dodatkowego wyjaśnienia. Oferta firmy obejmuje zarówno ocenę stanu dokumentacji, jak i pomoc przy uzupełnianiu stwierdzonych braków.
W przypadku kontroli związanych z czasem pracy szczególnego znaczenia nabierają dane rejestrowane przez tachograf. Przepisy przewidują obowiązek posiadania i okazywania podczas kontroli drogowej m.in. karty kierowcy, wykresówek, wymaganych zapisów odręcznych oraz wydruków z tachografu. W zależności od rodzaju wykonywanego przewozu wymagane mogą być także dokumenty potwierdzające uprawnienie do jego wykonywania.
Przy kontroli w przedsiębiorstwie zakres analizy może być znacznie szerszy. Istotne stają się wówczas nie tylko same pliki z tachografu, lecz także ich prawidłowe pobieranie, ewidencja czasu pracy, dokumentacja związana z zatrudnieniem i wynagrodzeniami czy sposób rozliczania aktywności kierowców. Dlatego przed przekazaniem materiałów pomagamy uporządkować je w sposób, który pozwala przedsiębiorcy wiedzieć, jakimi dokumentami dysponuje i czego dotyczą poszczególne informacje.
Weryfikacja przed kontrolą ma również znaczenie wtedy, gdy firma nie otrzymała jeszcze żadnego zawiadomienia. Audyt dokumentacji pozwala wcześniej wykryć powtarzające się problemy, np. niekompletne dane, błędnie prowadzoną ewidencję czy niezgodności pomiędzy dokumentami. Dzięki temu można reagować na nie na bieżąco, zamiast analizować cały problem dopiero w momencie rozpoczęcia czynności kontrolnych.
Wsparcie podczas kontroli i postępowania administracyjnego
Pomoc Tacho Asystent nie kończy się na przygotowaniu dokumentacji. Wspieramy firmy również w trakcie kontroli oraz w dalszym postępowaniu administracyjnym, pomagając analizować otrzymaną korespondencję, kompletować wymagane materiały i wyjaśniać zagadnienia dotyczące rozliczeń kierowców. Jeżeli organ wskazuje konkretne nieprawidłowości lub zwraca się o dodatkowe informacje, pomagamy ustalić, jakich dokumentów dotyczą jego żądania i jakie dane firma powinna przygotować.
Czeka Cię kontrola PIP lub ITD?
Tacho Asystent sprawdzi dokumentację, wskaże potencjalne problemy i pomoże przygotować się do kontroli lub wesprze Cię w jej trakcie. Skontaktuj się z nami i przedstaw swoją sytuację.
Kontrola delegowania kierowców w systemie IMI
Kontrola może dotyczyć również prawidłowości delegowania kierowców wykonujących określone przewozy na terytorium innych państw UE. Za pośrednictwem systemu IMI właściwy organ państwa przyjmującego może zwrócić się do przewoźnika o dokumenty związane z delegowaniem. Wśród materiałów, których może dotyczyć żądanie, znajdują się m.in. zapisy tachografu, dokumenty przewozowe, dokumentacja wynagrodzenia kierowcy za okres delegowania, umowa o pracę, ewidencja jego pracy oraz potwierdzenia wypłaty. Przewoźnik powinien przekazać wymagane materiały za pośrednictwem interfejsu połączonego z IMI w terminie do ośmiu tygodni od otrzymania żądania. W Tacho Asystent pomagamy przy takich kontrolach, analizujemy korespondencję i wspieramy firmy w kompletowaniu dokumentacji potrzebnej do udzielenia odpowiedzi zagranicznym organom.
Najczęstsze pytania klientów
Przygotowania warto rozpocząć od ustalenia zakresu kontroli i sprawdzenia dokumentacji, której może ona dotyczyć. W przypadku firm transportowych znaczenie mogą mieć m.in. dane z tachografów, ewidencja czasu pracy, dokumentacja kierowców oraz materiały związane z wykonywanymi przewozami. Tacho Asystent może przeprowadzić wcześniejszą weryfikację i wskazać dokumenty wymagające uzupełnienia.
Tak. Wsparcie obejmuje również etap trwającej kontroli i postępowania administracyjnego. Możemy pomóc w analizie otrzymanych pism, przygotowaniu wymaganej dokumentacji oraz wyjaśnianiu zagadnień związanych m.in. z czasem pracy kierowców i innymi obszarami obsługiwanymi przez Tacho Asystent.
Organ państwa, w którym kierowca był delegowany, może zażądać m.in. zapisów tachografu, dokumentów dotyczących wykonywanych przewozów, wynagrodzenia za okres delegowania, umowy o pracę, ewidencji pracy oraz dowodów wypłaty. Dokumentacja jest przekazywana poprzez publiczny interfejs połączony z systemem IMI, a unijne przepisy przewidują na jej przesłanie do ośmiu tygodni od otrzymania żądania.
